Vad är ett projekt i föreningens vardag?

Ett projekt är en tidsbegränsad och avgränsad satsning som ska bidra till en förändring eller förbättring. Det kan vara stort eller litet, men det behöver ha en tydlig riktning och vara möjligt att genomföra i praktiken. I en förenings vardag handlar projekt ofta om att samla kraft kring något viktigt under en period. Det kan till exempel handla om att skapa en tydligare väg in för nya barn och unga, stärka ledarförsörjningen, utveckla domarmentorskap eller bygga en tryggare och mer hållbar verksamhet. Ett projekt brukar innehålla:

• en nulägesbild som visar varför satsningen behövs
• en tydlig målgrupp
• mål som går att följa upp
• planerade aktiviteter och en tidsplan
• ansvariga roller
• en budget
• en plan för uppföljning
• en tanke om hur arbetet kan leva vidare efter projektets slut

Ett bra stöd i planeringen är att beskriva vad ni vill göra, varför det är viktigt, för vem ni gör det och vilken skillnad ni vill skapa.

Så skapar ni goda förutsättningar från start

Det finns några saker som ofta hjälper ett projekt att bli tydligt, genomförbart och hållbart.

Börja enkelt: En tydlig plan på en sida räcker ofta långt i starten.

Prioritera: Välj det som gör störst skillnad för målgruppen.

Tydliggör ansvar: Varje aktivitet mår bra av att ha en ansvarig.

Planera uppföljningen direkt: Bestäm från början vad ni vill följa upp.

Bygg arbetet tillsammans: När fler än en person har insyn i planen, uppföljningen och kontakterna blir projektet mindre sårbart.

Håll fast vid syftet: När syftet är tydligt blir det lättare att fatta beslut längs vägen.

Börja i nuläget

En tydlig nulägesbild gör det lättare att planera rätt insatser. Den gör också projektet mer relevant och trovärdigt, inte minst om ni ska söka stöd. Det är ofta här en bra projektidé tar form. När nuläget är tydligt blir det lättare att se vad som behöver utvecklas och vad som redan fungerar bra att bygga vidare på. Frågor som kan hjälpa er igång:

• Hur ser situationen ut idag?
• Vad fungerar bra?
• Var tappar vi barn, ledare eller engagemang?
• Vad visar våra siffror och vad visar våra erfarenheter?
• Finns det något som ofta återkommer i samtal, möten eller uppföljningar?

Ett starkt nuläge är relevant och tydligt. Det räcker långt att kombinera enkla fakta med erfarenheter från verksamheten. Konkreta tips:

• använd det ni redan vet, till exempel deltagarsiffror, ledarsituation eller återkommande utmaningar
• prata med dem som står nära vardagen, till exempel ledare, unga, vårdnadshavare eller domare
• beskriv nuläget med några få tydliga meningar

Vad är det i vår vardag som gör att den här satsningen behövs just nu?

Formulera behov, syfte och målgrupp

När nuläget är beskrivet är nästa steg att sätta ord på den förändring ni vill skapa. En tydlig projektidé fångar både vad ni vill göra och varför satsningen är viktig. Aktiviteter visar vad som ska hända. Behov och syfte visar varför satsningen är viktig och vilken riktning projektet har. Skillnaden kan till exempel vara:

Aktivitet: Vi genomför fem prova på-tillfällen.

Behov och riktning: Vi vill skapa en tydligare väg in i föreningen för barn som provar handboll, så att fler vill komma tillbaka och fortsätta.

Frågor som hjälper er vidare:

• Vad vill vi förbättra?
• För vem?
• Varför är det viktigt?
• Vad hoppas vi ska vara annorlunda när projektet är klart?

Bra att tänka på

• börja i förändringen ni vill se
• beskriv behovet så att någon utanför föreningen förstår det direkt
• håll det enkelt, tydligt och nära verkligheten

Det hjälper er att bygga en projektidé som håller hela vägen, från planering till genomförande och uppföljning. En stark projektidé är ofta lätt att förklara med några få meningar.

Gör det till en föreningsfråga

Ett projekt blir ofta starkare när fler känner sig delaktiga. Förankring handlar om att rätt personer vet vad ni vill göra, varför det är viktigt och hur de kan bidra. När projektet är väl förankrat blir det lättare att genomföra, lättare att följa upp och mindre sårbart över tid. Det skapar också bättre förutsättningar för att erfarenheter och arbetssätt lever vidare efter projektets slut.

Det är värdefullt att tänka på att:

• styrelse eller sektion känner till projektets syfte och riktning
• ledare och lag känner sig inkluderade
• målgruppen, till exempel barn, unga och vårdnadshavare, får komma till tals där det är relevant
• samarbetspartners har tydliga roller, till exempel skola, kommun, RF-SISU eller andra aktörer

Enkla sätt att skapa förankring under projektets gång kan vara att:

• dela en kort uppdatering varje månad
• lyfta projektet kort på ett styrelse- och eller ledarmöte
• lyfta varför ni gör satsningen och vilka steg ni tar
• be målgruppen om synpunker i liten skala, vad fungerar bra och vad kan bli bättre

Ofta räcker det långt att fler känner till riktningen och förstår vad satsningen ska bidra till.

Gör planen tydlig och genomförbar

En projektplan fungerar bäst när den är enkel, tydlig och möjlig att använda i vardagen. Den ska hjälpa er att hålla ihop arbetet, fördela ansvar och följa upp det ni vill åstadkomma. Det är ofta en styrka när planen går att använda aktivt under hela projektet. Då blir den inte bara ett dokument inför ansökan, utan ett praktiskt stöd i genomförandet. Er projektplan bör svara på:

• Vad ska vi göra?
• När ska det ske?
• Vem ansvarar?
• Vilka resurser behövs?
• Hur följer vi upp?

En användbar plan gör det lättare att komma igång, samordna arbetet och justera längs vägen. Bra att tänka på:

• planera några få tydliga aktiviteter
• se till att tidsplanen fungerar i er vardag
• lägg tid på ansvarsfördelningen
• bestäm tidigt hur projektet ska följas upp

En tydlig och genomförbar plan skapar ofta både bättre arbetsro och bättre kvalitet i projektet.

Genomför projektet steg för steg

När projektet väl startar är det värdefullt att skapa enkla arbetssätt som gör det lätt att hålla ihop arbetet. Korta avstämningar, tydliga nästa steg och enkel ansvarsfördelning gör ofta stor skillnad. I många föreningar fungerar det bra att:

• ha korta och regelbundna avstämningar
• tydliggöra nästa steg efter varje avstämning
• fördela ansvar så att alla vet vad de ansvarar för
• följa upp det som är viktigast för projektets mål

När arbetet följs upp löpande blir det också lättare att justera längs vägen och hålla fokus på det som ska göra skillnad.

Bra att tänka på: Projekt utvecklas ofta bäst när ni kommer igång, följer upp och utvecklar arbetet steg för steg.

Följ upp det som gör skillnad

Tydliga mål gör det lättare att hålla fokus och se vilken skillnad projektet har bidragit till. De hjälper också föreningen att samla lärdomar och beskriva värdet av satsningen på ett konkret sätt. Bra mål i en förening är ofta:

• få och tydliga
• möjliga att följa upp på en rimlig nivå
• kopplade till ett varför som engagerar

Ett praktiskt stöd är att formulera mål som är specifika, mätbara, realistiska och tidsatta, och att det är tydligt vem som ansvarar för vad.

Mindre tydligt mål: Vi vill få fler att börja spela handboll.

Tydligare mål: Vi vill att minst 20 barn ska delta i prova på-aktiviteter under hösten och att minst 8 av dem går vidare till regelbunden träning i föreningen.

Det tydligare målet gör det enklare att planera, genomföra och följa upp satsningen.

Gör uppföljningen enkel och relevant

När ni planerar uppföljningen blir det ofta tydligare om ni skiljer på olika delar i projektet:

Resurser: Det ni använder, till exempel tid, ledare, halltider, material och pengar.

Aktiviteter: Det ni gör, till exempel prova på-tillfällen, ledarträffar eller mentorssamtal.

Resultat: Det ni genomför eller levererar, till exempel sex tillfällen eller tre nya ledare.

Effekt: Den förändring ni vill se, till exempel fler som fortsätter, tryggare matchmiljö eller bättre övergång in i föreningens verksamhet.

Det här hjälper er att svara på två viktiga frågor: Vad gjorde vi? Vilken skillnad ledde det till?

Konkreta tips för uppföljning:

• välj ett fåtal saker att följa upp
• bestäm i förväg vem som samlar in vad
• följ upp både genomförande och resultat
• skriv gärna ner lärdomar under projektets gång

Det här bör finnas med i er projektplan

Bakgrund: Varför behövs satsningen? Beskriv kort nuläget och det behov ni vill möta.

Syfte: Vad vill ni uppnå på riktigt? Syftet visar riktningen.

Målgrupp: Vilka ska gynnas av satsningen och hur når ni dem?

Mål: Formulera gärna två till fyra tydliga mål som går att följa upp.

Aktiviteter: Vad ska göras, när ska det ske och vem ansvarar?

Organisation och roller: Vem håller ihop projektet, vilka är delansvariga och vem fattar beslut?

Tidsplan: Vilka viktiga steg eller milstolpar finns längs vägen?

Budget: Vilka kostnader finns, vilka intäkter eller stöd finns och vad bidrar föreningen redan med?

Kommunikation: Hur skapar ni förankring internt och hur når ni ut externt om det behövs?

Uppföljning och långsiktighet: Hur följer ni upp arbetet, och hur kan det leva vidare efter projektets slut?

Praktiskt tips
Om ni kan beskriva projektet tydligt på en sida har ni ofta kommit långt.

Ta vara på lärdomar och nästa steg

Ett projekt blir ofta starkare när ni tidigt funderar på vad ni vill att det ska bidra till även efter avslut. Projektet kan gärna lämna något efter sig som stärker föreningen framåt. Det kan till exempel handla om att:

• ett nytt arbetssätt blir en del av föreningens vardag
• fler ledare känner sig trygga i sina roller
• en ny målgrupp fått en tydligare väg in i föreningen
• samarbetet med en skola eller annan aktör fortsätter
• erfarenheter från projektet används i nästa satsning

När projektet följs upp kan det vara värdefullt att stanna upp vid frågor som:

• Har vi nått våra mål?
• Vad har vi lärt oss längs vägen?
• Vad har fungerat bra?
• Vad vill vi utveckla vidare?
• Vilken skillnad har vi gjort?
  
• Vad vill vi ta vidare efter projektets slut?

De här frågorna hjälper er att se både resultat, lärande och nästa steg.

Fråga att samlas kring: Vad vill vi att projektet ska lämna efter sig?

Vill ni ha stöd för att komma igång med er idé och projekt?

Ansvariga kontaktpersoner inom föreningsutveckling och rekrytering i svensk handboll och RF-SISU kan stötta med metodstöd, planeringsstöd, lärgrupper och erfarenhetsutbyte. Utgå från er förenings behov och börja i det som är möjligt att genomföra i er vardag.

Ta gärna kontakt om ni vill ha stöd i att komma vidare med en idé eller projektplan.